Uitvaartvereniging “De Laatste Eer” Koedijk

info@uitvaartverenigingkoedijk.nl                                             www.uitvaartverenigingkoedijk.nl

VERSLAG ALGEMENE LEDENVERGADERING d.d. 12 MAART 2019


Aanwezig

Cees Bakker, Piet Bruin (belangstellende), Bert de Bruin, Jan de Bruin, Siem Dalenberg, Arie Dekker, 

Tim Duin (Uitvaartverzorging Duin), Joost Emmerik, José Groot (Nardus), Frits Kaaij, Gerard Koersen, Freddy Ploeger, Wietze Jan Ramaker, Marga Riekwel (belangstellende), Theo Rood, Bart Slooten, Leo de Vet en Rietje van Luijn.


Afwezig

Piet Vries

1. Opening voorzitter
Bart Slooten opent om 20.00 uur de vergadering en spreekt uit blij verrast te zijn dat deze vergadering niet alleen dragers aanwezig zijn, maar ook leden, een afgevaardigde van Nardus en Tim Duin van de fa. Duin.


1a: Vaststellen agenda: 

Er worden geen nieuwe agendapunten toegevoegd.


1b: Mededelingen: 

Bart Slooten deelt mede dat er een persoon aanwezig is die interesse heeft in een bestuursfunctie en dat helaas Freddy Ploeger het bestuur verlaat. Freddy is al sinds 1981 aan de Laatste Eer verbonden in meerdere functies en heeft heel veel voor de vereniging gedaan, zijn vertrek is een groot verlies voor de Vereniging. Er zijn geen verdere mededelingen.


1c: Overledenen: 

De lijst met de namen van overledenen in 2018 is bij de agenda gevoegd.

2. Notulen Ledenvergadering 2018


2a en 2b: 

Er zijn geen inhoudelijke wijzigingen en er is geen naar aanleiding van vraag. De notulen worden vastgesteld met dank aan de notulist.

3. Jaar- Bestuursverslag 2018
Bart Slooten deelt mee dat bet bestuur het zorgelijk vindt dat er weinig nieuwe leden bijkomen. 

In 2018 hebben 9 leden hun lidmaatschap opgezegd en zijn er 5 leden bijgekomen. 

Stand per 31.12.2018 is 825 leden. 

Het is noodzakelijk dat er in de toekomst nieuwe, jongere leden bij komen. Het is jammer dat de opzeggingen kwamen na het versturen van een nieuwsbrief aan alle leden. 


AVG: 

Wietze Jan Ramaker en Anita Veldman van Aurora hebben samen de verplichte AVG op papier gezet, alles is in de computer opgenomen met een back up in de Cloud. Onze vereniging voldoet nu aan alle wettelijke vereisten en ook nog op tijd!


Nardus

Bart Slooten legt uit dat de naam Nardus komt van een plant die in Bijbelse tijden werd gebruikt om overledenen te balsemen. Aangezien een afgevaardigde van Nardus in de vergadering aanwezig is, vraagt Bart Slooten haar een korte toelichting te geven van wat Nardus precies doet. 

Het is een overkoepelend orgaan dat bekijkt wat de aangesloten verenigingen nodig hebben, wat ze moeten weten en hoe ze met bepaalde problemen kunnen omgaan. 

Grote verzekeringsmaatschappijen als Monuta willen de kleine verenigingen graag opslokken, Nardus helpt deze verenigingen te laten voortbestaan en dat lukt goed. 

Een groot artikel in het Noordhollands Dagblad heeft geholpen de tradities en doelstelling van de kleine verenigingen duidelijk te maken en dat zo veel mensen dit onbezoldigd doen. Het heeft een aantal verenigingen geholpen nieuwe leden te krijgen, zodat deze oude tradities in stand kunnen blijven. 

Bart Slooten vindt dit een hart onder de riem en merkt op dat onze vereniging over twee jaar 100 jaar bestaat.


Begraafplaats Koedijk

Freddy merkt op dat het helaas nodig is de gemeente Alkmaar er geregeld aan te herinneren dat de urnenmuren schoongemaakt moeten worden. 

Nu hij het bestuur gaat verlaten hoopt hij dat iemand deze taak over gaat nemen. Wietze Jan Ramaker belooft Freddy geregeld de begraafplaats te zullen bezoeken om te kijken of er iets gedaan moet worden en daar actie op te ondernemen. 

Freddy merkt nog op niet te reclameren bij de afdeling van de gemeente Alkmaar die het schoonmaakwerk uitvoert, maar bij de leidinggevende daarboven. 


Dragers

Bart Slooten merkt op dat er onder de dragers 3 jubilarissen zijn. 

Hij komt hier later in de vergadering op terug.


Jaarrekening

Joost Emmerik meldt dat dit later in de vergadering wordt besproken.

4. Financiën boekjaar 2018


4a: Verslag kascontrole Administratiekantoor

Bart Slooten leest het verslag voor, daar staat in dat het advies is de penningmeester décharge te verlenen voor 2018, wat de aanwezige leden doen. 

4b: Jaarrekening boekjaar 2018: 

Bart Slooten merkt op dat niet de penningmeester décharge krijgt maar het bestuur. 

Er zijn geen vragen. 

Joost Emmerik legt uit dat de uitleg van de pakketwaarde in de verzonden nieuwsbrief heeft geholpen de leden beter te laten begrijpen hoe het werkt. Er zijn nu meer leden die kiezen voor een uitvaart bij de fa. Duin.


4c: Actuarieel rapport (Nardus): 

Met een actuarieel rapport wordt berekend of het vermogen van de vereniging toereikend is om ook in de toekomst te blijven bestaan. Het renteverlies is dramatisch en zorgelijk en zorgt voor een gat in de toekomst. Voor nu is het vermogen nog toereikend, er zijn voldoende liquide middelen. 

Het bestuur wacht op het nieuwe actuariële rapport dat via Nardus door een actuaris wordt gemaakt, dan kan worden besproken welke acties ondernomen moeten worden. 

José Groot, afgevaardigde van Nardus, meldt dat onze vereniging het netjes doet. 

Bart Slooten vraagt de vergadering de nieuwe begroting goed te keuren, deze wordt zonder probleem aangenomen.


4d: Contributie: 

Mocht bij het nieuwe actuariële rapport het nodig zijn de contributie voor de leden te verhogen, dan is toestemming van de ledenvergadering nodig. 

De aanwezige leden machtigen bij deze het bestuur een verhoging van de contributie door te voeren.

5. Bestuursverkiezing/overzichten


5a: Rooster aftreden bestuur

Volgens het rooster treedt Freddy Ploeger af als bestuurslid, hij heeft zich niet herkiesbaar gesteld en gaat de vereniging verlaten.

 
5b: Jubilea dragers

Een overzicht van de dragers is bij de agenda gesloten. Naar aanleiding hiervan merkt Jan de Bruin op dat zijn naam zonder ij is, de Bruin dus.
Bart Slooten merkt op dat er zeer weinig verloop is onder de leden, maar dat de vergrijzing wel toeslaat. Hij hoopt dat de dragers het nog lang gaan volhouden en het leuk blijven vinden. 

Er zijn 3 dragers die een jubileum vieren: 

Arie Dekker en Leo de Vet 12½ jaar, Jan de Bruijn 40 jaar. Zij krijgen een boeket bloemen en een bon als dank.


5c: Jubilea bestuursleden

Na een korte koffiepauze merkt Bart Slooten op dat Freddy de vereniging na 38 jaar gaat verlaten. Freddy had aangegeven geen behoefte te hebben aan drukte, maar na zo veel jaar actief te zijn geweest voor de vereniging mag daar best even bij stil gestaan worden. 

Freddy heeft veel voor de vereniging gedaan waaronder: 

– Drager;

– Heeft de administratie van de vereniging en de ledenlijst in de computer gezet;

– Deed de afhandeling van de meldingen van een overlijden; 

– Heeft de website van de vereniging gebouwd en 

– Heeft zich samen met Jan de Bruin hard gemaakt bij de gemeente Alkmaar voor een urnenmuur, die er dan ook is gekomen. 

Om Freddy eer aan te doen voor alles wat hij heeft gedaan vraagt Bart Slooten de vergadering of zij er mee akkoord gaat Freddy te benoemen tot erelid van de vereniging.

De vergadering stemt daarmee in.

Onze voorzitter heeft hiervoor een prachtige oorkonde met de hand beschreven gemaakt met daarbij een kleine attentie. Het is jammer dat Freddy de 40 jaar net niet vol heeft kunnen maken, maar zijn gezondheid dwong hem hiertoe. 

Wietze Jan Ramaker, die in 2018 tot het bestuur is toegetreden, wil graag melden dat de manier van werken van Freddy zeer prettig was. Rustig, deskundig, gedegen, kritisch, snel reagerend. Hij wil hem hier graag voor bedanken. 

Hierna krijgt Freddy nog een applaus van de vergadering.

6. Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)Dit is bij punt 3 van de agenda reeds behandeld.

7. Wat verder ter tafel komtEr zijn geen punten.

8. Rondvraag 
– Marga Riekwel wil de vereniging graag bedanken voor de goede verzorging na het overlijden van haar vader. Ook de financiële zaken zijn goed afgehandeld.


– Leo de Vet wil weten of de vereniging weet wie waar ligt op de begraafplaats. Freddy Ploeger antwoordt hierop dat de vereniging alleen nummers kent, geen namen. Als Leo dat wil weten, moet hij naar de algemene begraafplaats aan de Westerweg.
– Tim Duin wil weten of wij ervoor kunnen zorgen dat er altijd minstens 2 dragers bij een uitvaart zijn. 

Het antwoord is ja, maar wel bij een uitvaart door Duin.

9. Sluiting
Bartdankt de dragers voor hun aanwezigheid en sluit om 20.53 uur de vergadering. Daarna merkt hij nog op dat als de heer Bruin nog interesse heeft hij contact op kan nemen met het secretariaat.
Daarna zegt hij tegen de aanwezigen blij te zijn met de goede opkomst en of iedereen wil blijven zitten voor een drankje en een hapje.


Verslag: uitgewerkt op zaterdag 18 oktober 2019 door Rietje van Luijn